Surat Dinas

Surat dinas adalah adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakilli suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula. Jadi surat dinas merupakan surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

 Fungsi surat adalah

1.       sebagai alat komunikasi,

2.       alat bukti tertulis (misalnya surat perjanjian),

3.       alat untuk mengingat (surat-surat yang diarsipkan),

4.       bukti historis (surat-surat yang bersejarah),

5.       dan sebagai pedoman kerja (surat keputusan, surat perintah).

  Penggunaan ejaan, pilihan kata dan kalimat dalam surat dinas.

1.       Bahasa Surat

 Pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami,  surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan  oleh penulis.

1.      Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan

mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.

2.      Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.

3.      Bahasa surat dikatakan komunikatif  jika mudah dipahami dan  mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

2.       Syarat Bahasa Surat yang Baik

Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh  sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat.   Hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.

a.      Kalimat

Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang disampaikan dapat dipahami.

b.  Ejaan dan Tanda Baca

Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

3.       Kesalahan-kesalahan yang Biasa Terdapat dalam Surat Dinas

a.       Kesalahan pada tanggal surat

Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.  

Contoh yang salah: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007 Pontianak, 31-04-2007 24 Des '06 Sanggau, 27 Dec 2007

Contoh yang tepat: 25 Juni 2007 31 April 2007 24 Desember 2006 27 Desember 2007

b.      Nomor Surat

Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Nomor surat juga berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas arsip; alat untuk mengetahui unit asal surat; alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat  pada periode tertentu; alat referensi.  Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.

           Contoh yang tepat

                       Nomor: 123/H22/C.11/2011   

           Contoh yang tidak tepat

                       Nomor: 432/H22/C.11/2011,-

                       Nomor: KBM/5/1457 .

c.       Lampiran

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

                 

Contoh penulisan yang tidak tepat:         Lampiran:  5 (lima) lembar Lampiran:  Satu (1) set Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat: Lampiran:  Lima lembar Lampiran:  Satu set

d.      Hal Surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu  panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas  tanggal 5 Juli 2007

Contoh penulisan yang tepat: Hal:  Undangan

e.       Alamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat  yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala SMA Gembala Baik Pontianak

Jl. Ahmad Yani

PONTIANAK

Contoh penulisan yang tepat:

Yth. Kepala SMA Gembala Baik Pontianak

Jalan Ahmad Yani

Pontianak 13220

f.       Salam Pembuka

Contoh yang tidak tepat

1.      Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

2.      Menjawab surat Saudara Nomor ….

Contoh yang tepat

1.      Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.

2.      Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

g.      Paragraf Penutup

Contoh yang tidak tepat

1.      Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

2.      Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3.      Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.

4.      Harap maklum adanya.

Contoh yang tepat

1.      Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2.      Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3.      Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

4.      Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

h.      Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

     

      Contoh yang tepat

                  Tembusan:

                  1.  Direktur Jenderal Pembangunan Daerah

                  2.  Kepala Biro Organisasi

                  3.  Kepala Biro Keuangan

      Contoh yang tidak tepat:

                  Tembusan

                  1.  Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)

                  2.  Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi

                  3.  Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan

                  4.  Arsip.

unsur unsur surat dinas

1. kepala surat

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi; 

(2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).

2.Nama Tempat dan Tanggal

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala surat. 

Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. 

3) Nomor

(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar); 

(2) kode/inisial; (3) bulan; dan (4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004

4) Hal/Perihal

Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. 

Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. 

5) Lampiran

Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.

Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. Akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar

  Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. 

6) Alamat surat

  Diawali dengan Yang terhormat atau Yth. diikuti nama atau jabatan dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik.

7) Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.

8) Isi surat (tubuh) 

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup. Alinea pembuka berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.  

9) Salam Penutup

  Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

10)Salam penutup diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan; atau jabatan, tanda tangan, dan nama terang.

11) Tembusan

  Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. 

Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran. Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.

  Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.

  Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.

  Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.

  Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan